Office- & Projekt-
management

1.

Ist-Aufnahme

Ist-Aufnahme durchführen
Ergebnisse aufbereiten und analysieren
Bericht erstellen

2.

Planung

Arbeitspakete beschreiben
Ablaufplan erstellen
Termin-/Meilensteinplan erstellen
Ressourcen-/Kapazitätsplan erstellen
Kostenplan erstellen
Risikoanalyse durchführen
Berichtswesen installieren

3.

Soll-Vorschlag (SV) erarbeiten

SV für Aufbewahrungsfristen
SV für Archivierung und Vernichtung
SV für Speichermedien/Ablagetechnik
SV für Ordnungssysteme
SV für HW/SW-Einsatz
SV für Prozesse und Verantwortlichkeit
SV für Einführung
SV für Systempflege
SV-Genehmigung (Präsentation)

4.

Soll-Konzept entwickeln

Ordnungssystem fertig stellen
HW/SW Beschaffung (wenn erforderlich)
Richtlinie mit Verfahrensbeschreibung erarbeiten
Einführungsplan erstellen
Konzept-Genehmigung (Präsentation)

5.

Einführung

5a

Pilotprojekt vorbereiten
Anwender finden und verpflichten
Anwender informieren und schulen
Archiv einrichten
Papierablage aktualisieren und auf neues System umstellen
Digitale Ablage umstellen
Sonstige Ablagen umstellen

5b

Pilotprojekt durchführen
Testphase durchführen, evaluieren
Änderungen durchführen
Ergebnisse präsentieren und genehmigen lassen

5c

Gesamteinführung
Stufenplan für Gesamteinführung erarbeiten
Anwender informieren und schulen
Papierablage aktualisieren, verlagern, vernichten
Papierablage auf neues System umstellen
Digitale Ablage umstellen
Sonstige Ablage umstellen

6.

Kontrolle

Umgestellte Arbeitsplätze abnehmen
Abweichungen erfassen
Abnahmebericht erstellen
Systempflege etablieren
Evaluierung
Abschlusspräsentation